電子帳簿保存法改正で二極化する文書管理基盤

求められるこれからの管理体制

昨年末に発表された令和3年度税制改正大綱で電子帳簿保存法の改正が発表され、その要件緩和の大胆さに皆様も驚かれたことと思います。電子帳簿保存法は過去にも何度か要件緩和を重ねてきており、そのたびにスキャナ保存を中心とした国税関連書類のペーパーレス化に取り組む企業が増加してきました。今回の改正では、「かつてない大胆な要件緩和」により、国税書類のペーパーレス化が爆発的に普及することと思います。

改正内容の詳細については既に世の中にたくさん情報が公開されていますので、本稿では少し違った視点で、今回の改正がペーパーレス化を支えるIT基盤にどのようなインパクトを与えるかについて書きたいと思います。

令和3年度 電子帳簿保存法改正の本質

今回の改正が今までの改正と最も大きく異なる部分は、国税書類の信頼性確保の手段や体制が、「法による規定」から「各企業の内部統制」に委ねられた点にあります。これは極めて大きな変化と言えます。

例えば改正後は「相互けん制」の体制が法的要件ではなくなります。これによりスキャナで電子化した担当者がその場で原本破棄することも可能になります。しかしそのとき、どのようにして改ざん防止を担保すればよいでしょうか? 今までは法要件が厳格かつ詳細に規定されていたので、自ずと担保されてきた事柄が、改正後は自社で責任をもって考え、内部統制や情報セキュリティを通じてコントロールする必要があります。

大企業のIT担当者からは、「いっそ現行法のほうが楽だった」という声が聞こえてきそうです。

二極化

改正後は、これを実現するためのIT基盤が「二極化」すると筆者は予想しています。結論から書きますと、①現行法踏襲方式、②自社独自方式の2つです。どちらが良い悪いということはなく、これらは単にアプローチの違いです。

①現行法踏襲方式

改正後も、現行法は(企業に委譲された実現手段や体制に関する)具体的かつ優れたリファレンスである、というスタンスに立ち、IT基盤も現行法対応で導入実績が豊富なものをチョイスするパターンです。現行法は外ならぬ当局が制定したものという安心感や、要件が詳細かつ明確なので導入時の新規検討事項が相対的に少ないメリットがある一方、企業によってはIT基盤が過度にヘビーなものになったり、機能が特化しているため全社の重要文書管理に幅を広げられる汎用性や拡張性が犠牲になる場合があるかもしれません。

②自社独自方式

これは前述した改正の本質(企業への委譲)を正面から受け止め、自社に合ったしくみや体制を自社で構築しよう、というものです。多くの企業ではもとより内部統制の体制やしくみは持っているので、電子帳簿保存法だけ特別扱いするのではなく内部統制の一環として、全体の整合をとりながら自社に適した規模感のIT基盤を構築するパターンです。IT製品の選択肢もクラウド・オンプレミス問わず格段に広がるため、投資最適化が期待できます。

半面、選択肢が多いということはそれだけ選択の難しさも出てくるでしょう。もしオープンテキストがそのご相談を頂いたとしたら、全社規模の重要文書管理基盤に発展できる企業文書管理(ECM)製品を基盤として検討されることを強くお勧めします。理由は後述します。

国税書類は企業の重要文書の一部

企業の重要文書といっても具体的にどのようなものがあるでしょうか?

「電子帳簿保存法」の文脈では、国税書類(財務帳票や請求書等の証憑、契約書など)です。

次に企業全体に視野を広げると、バックオフィス系では従業員の個人情報、事業部門系では顧客の個人情報や(製造業であれば)技術系文書や品質管理部門、顧客から預かる機密情報などが挙げられます(下図)。

国税書類は基本的に「保管が主眼」という特性を持ちますが、上述のような他の重要文書は、入手、編集、回覧/承認、保管、破棄というライフサイクルがあり、部門間あるいは協力会社との間で共有・活用されるという特性を持っています。

ちなみに国税書類のなかの「契約書」は、同様の特性(ライフサイクルがあり、共有・活用される)を持っています。

また、国税書類が電子帳簿保存法を遵守すべきであるのと同様に、それぞれの文書ごとに異なるコンプライアンス要件(例えば個人情報はGDPR、技術文書はERESやFDA CFRなど)を遵守することが求められます。

企業文書管理(ECM)

こうして整理してみると、企業のすべての重要文書を単一基盤上で一元管理するというのは理想論であり、実現は難しいのではないか、とお感じになられたかもしれません。事実、そうした認識から今日の企業文書管理はサイロ化され、情報共有やガバナンスの阻害要因となっています。

企業の持つデータは貴重な財産です。そのデータの80%が非構造化データすなわち「文書」が占めていると言われています。将来に向けてサイロを解消し、データをフル活用できる環境をつくり、企業経営に役立てていくことはまさにDXそのものです。

オープンテキストの企業文書管理(ECM)製品は、まさにこういったニーズに応えるためのソリューションです。高度な文書管理機能、ガバナンス、コンプライアンスを支援する機能群をオールインワンで標準搭載したOpenText Content Suite Platform(略称OpenText CSP)は、電子帳簿保存法対応から企業全体のDXまで単一のプラットフォーム上で実現します。

OpenText CSP クイックパック(日鉄ソリューションズ様提供)

OpenText CSPは、文書のライフサイクル(作成から保管、破棄までの一連の流れ)を管理できるECM基盤です。契約書、規定、マニュアルなどの業務文書を全社横断的に管理するための機能が豊富に用意されています。しかし一方で、システムを業務に合わせるための設計・構築に数か月の期間を要することがあるなど、試験的な導入には不向きな側面がありました。

OpenText CSP クイックパックは、汎用的に利用できる業務テンプレートを利用することで、通常3か月以上かかる構築期間が最短2週間まで大幅短縮します。さらに、サブスクリプション型の契約と組み合わせることで、100万円という非常に安価な初期導入費を実現した新サービスです。OpenText CSPの豊富な機能はそのままに、特定部門での試験的な導入など、これまでは難しかったECMのスモールスタートが可能です。

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Hirofumi Nishino

オープンテキスト株式会社 ソリューションコンサルティング本部/リードソリューションコンサルタント SI企業でシステム開発を経験した後、CA Technologies社でITILからDevOps、AgileなどITを軸とした企業の変革をプリセールスコンサルタントとして支援。あるとき企業情報の80%を非構造化データが占めていることを知り、新たな変革が求められる領域と確信してOpenTextの門をたたき、現職ではECMを中心とした分野でソリューションコンサルティングに従事。

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