35年以上前、私が仕事でITに関わり始めた頃、アウトプットといえば、紙に出力されたものが主役でした。当時私の周囲では、ビジネスの方もアウトプットと呼んでいたような気がしますが、近年は帳票という用語が広く使われているように思います。つい気になってインターネットで検索してみると、その定義(IT用語辞典 e-Words)が出てきますが、どうも私には部分的で後付けのように思われてなりません。というのは、製造・流通・金融・保険など、さまざまな業界・領域のビジネスの方とお話ししていると、さまざまなニュアンスで「帳票」が語られているのが、現実だからです。そんな私には、Wikipediaのように、一定の分類がある方が、腹落ちします。
あなたの帳票(帳表)はどれ? 最適な仕組みを使っていますか?
Wikipediaでは、用途別に以下のように分類されています。
- 管理/記録帳表
- 記入帳票
- 通知/連絡帳票
- 資料/説明帳票
確かにお互い「帳票」という言葉をつかっていても、うっかりしていると噛み合わないことにもなりかねません。ビジネスの方の意図はいつも明確ですが、話を聞いたITが思い込みで違う「帳票」を想定したのか、ニーズに合わなかったり、足りなかったりするソリューションが提示される状況は、残念ではありますが、稀ではありません。
特に顧客向け帳票、しかも文言などデータだけでなくコンテンツが多いユースケースに、無理やりフォームツールを適用して妥協を重ねたり、運用に大変な思いをされたりしている状況を目にすると、いつも悲しい気持ちになってしまいます。ExstreamのようなCCM(Customer Communication Management – Wikipedia)ソリューションを活用するのが一般的なグローバルな潮流に比べると、知らないうちにガラパゴス化している残念な日本のITのひとつなのかもしれません。
ペーパーレスがデジタルトランスフォーメーション?
帳票の見直し、というと紙の出力を減らす「ペーパーレス」「レスペーパー」の掛け声が聞こえてきそうです。30年前から聞いてきた私には、どうも素直に受け止めることができません。紙に印刷された情報の方が頭に入りやすいと感じるのは私だけではない(電子書籍より紙の本で読んだほうが、内容をよく記憶できる：研究結果)ようですが、単にコストの側面で紙を悪者扱いしても、生産性が下がっては意味ありません。生産性が向上したり、ビジネス価値を上げられるのであれば、メディアとしての紙と印刷を積極的に活用すべきです。むしろ問題は中途半端にペーパーレスを目指して、電子帳票といった屋上屋を重ねたり、PDF化したりでお茶を濁すことでしょう。
よくある電子帳票ソリューションは、メインフレームからの出力にオーバーレイをエミュレートして、データを再利用するような機能を加えるものです。メインフレームでの処理やメンテナンスのコストも下がるわけではなく、専用のクライアントなども必要となります。PDFは実のところ印刷には適しているものの、参照するならデスクトップやノートPCがせいぜいで、モバイルでは実用になりません。Information Hub (iHUB)なら、Excelでそのまま再利用できるHTML5ベースの帳票を、多様なデータソースから生成することができます。レガシーマイグレーションのコスト削減とモバイルファーストのビジネス価値と生産性向上が同時に実現できます。
顧客向け帳票は、簡単なものならフォームベースの帳票ツールで、そうでなければ印刷会社にアウトソースするもの、といった思い込みがまだあるならば、もう考え直す時期です。Exstreamならリアルタイムのオンライン帳票から証券や利用明細のような膨大なバッチ処理まで、ひとつで実現します。システムとアプリケーションのコンソリデーションやアウトソース費用の削減、PDFだけでなくモバイルファーストのEメールやHTMLでパーソナライズするビジネス価値向上、インタラクティブなレター作成による事務プロセスの生産性向上などが、まとめて実現できます。デジタルトランスフォーメーションで顧客によりフォーカスする(Customer Centricity)が重要と考える企業なら、顧客が望むデバイスやメディアで、より快適で刺さる体験を提供する施策を見逃す手はありません。
秘密の扉
Analytics Suiteはオールインワンの分析ソリューションと位置付けられていますが、実はメインフレーム等からレポート用にデータを抽出して変換・一時保管する超高速データベースと帳票を生成するためのiHUBをまとめて手に入れることができる優れものです。お手軽帳票プラットフォームとして導入後即活用することができます。またともすると対艦巨砲のイメージがあったExstreamも、新しい出力量ベースのライセンスで、オールインワンの環境がスモールスタートできるようになっています。
私自身もちょっと意外に感じていますが、2016年にHPからExstreamを買収したことで、今日のOpenTextは業界最高の帳票ポートフォリオを備えています。