一般的な企業の年間のダウンタイムは800時間であると推定されています。ダウンタイム1時間当たりの損失コストは54万ドルにもなり、メンテナンス業務の非効率性と遅延が非常に大きな損害をもたらします。このようなリスクを軽減するためには、必要に応じて適切な情報を入手することが不可欠です。
多くの業界にとって、資産の最適化はビジネス上不可欠です。メンテナンス、工場や施設の修理および変更、その他業務を安全かつ効率的に行うには、正確かつ最新の技術文書に素早く容易にアクセスできなければなりません。これは、多くの企業が依然として抱えている課題です。では、エンジニアリング業務における文書管理を改善するには、どうすればよいのでしょうか。
不適切な文書管理はメンテナンス業務を妨げる
ほとんどの企業では、自社の資産に関する文書が長年にわたり蓄積されていきます。個別の資産に関する情報は、SAP Plant Maintenance（PM）、製品ライフサイクル管理（PLM）システム、GIS、ファイルサーバー、メールサービス、レガシーシステム、紙媒体などに分散してしまっています。
さらに問題なのが、各部門がそれぞれ独自のインフォメーションストアを運用していることです。組織全体において大量の情報がサイロ化し、不完全かつ不正確で保管期限が過ぎた文書が分散してしまっている状況に、メンテナンススタッフは対処しなければなりません。
組織内でのエンジニアリング文書管理のサイロ化の典型例
不適切な文書管理によって、メンテナンスプロセスの効率が低下すると、コストとリスクが増大します。この問題を解決するには、エンジニアリング情報の適切な管理が不可欠です。以下の2点が重要なポイントです。
-
情報の集中管理
まずはじめにやるべきことは、すべての情報サイロを単一の中央コンテンツリポジトリに統合することです。このシステムにより、データの整合性とセキュリティが強化されます。結果として、資産に関する文書に対して全社的な基準を適用し、すべてのコンテンツに対して「データの一貫性」を維持できます。
-
企業情報へのアクセス
次にやるべきことは、すべての文書を最新かつ正確で信頼できるものにすることです。アクセスするデータは、常に正確でなければなりません。そのためには、システム上でのあらゆるデータ変更は、体系的かつ構造化された方法で実行される必要があります。すべての権利とセキュリティの厳格な管理も不可欠です。また、取引先や委託先を含め、情報はいつでもどこでも必要なときに迅速にアクセスできなければなりません。
xECM for Engineeringの利点
OpenText Extended ECM (xECM) for Engineeringは、現在最も広く普及しているエンジニアリング業界向けの情報管理および資産情報管理プラットフォームです。xECM for Engineeringは、エンジニアリング文書と作業プロセスの保管と管理のための一元的な統制管理リポジトリを提供します。このソリューションは、資産とメンテナンス活動のライフサイクル全体を通じて、エンジニアリング情報、作業プロセスおよびリスクの効率的な管理を支援します。
xECM for Engineering Capital ProjectsとxECM for Engineering SAP PM Maintenance and Operationsの2つのソリューションが、資産のライフサイクル全体を通じた管理をサポートします。
このプラントメンテナンスソリューションは、施工記録書類、変更管理およびメンテナンス施工に関する文書など、幅広いコンテンツをサポートしており、すべての重要なメンテナンス、検査、修理、運用のプロセスを強化します。通知、サービスタスク、作業指示の履行に関する文書を包括的で追跡可能な状態にします。
xECM for Engineeringは、部門混合型のチームやサプライヤーとの効率的でセキュアなコラボレーションを容易にします。SAP Plant Maintenance（PM）およびProject System（PS）とのシームレスな統合により、すべての資産データとメンテナンスデータを最新かつ正確なものにします。
xECM for Engineeringの詳細については、下記リンクをクリックしてください。https://www.opentext.jp/products-and-solutions/products/enterprise-content-management/extended-ecm-platform/opentext-extended-ecm-for-engineering
(当ブログは2019年7月19日に米国で発表されたJonathan Beardsleyの記事「ECM is key for Engineering document control」の抄訳です。）