OpenText Extended ECM for Microsoft Office 365のRelease16 EP5の新機能

Microsoft Teamsの統合、モダンWebパーツ、Outlook Business Workspaceアドイン

去る5月にMicrosoft® Office 365™用のOpenText™ Extended ECMの新バージョンをリリースいたしました。これは過去2年間の一連のリリースの最新版に当たり、SharePoint®をはるかに超えてOffice 365に対するExtended ECMの統合性を拡張するものです。今回リリースのExtended ECM for Microsoft Office 365は、Office 365 GroupsをExtended ECM Business Workspaceに接続し、新しいワークスペースでグループを自動作成できます。また、Microsoft® OneDrive for BusinessのコンテンツをOpenText™ Content Serverにアーカイブすることも可能です。

この新しいOpenText Release 16 Enhancement Pack 5(EP5)のリリースは、これらの新機能をベースに、Extended ECM for Microsoft Office 365に、Microsoft® Teamsとの統合やOffice 365 Outlookアドインなどの重要な機能を追加します。これにより、ビジネスプロセスでのより効率的なコラボレーションが可能になります。

Microsoft Teamsの統合

Microsoft Teamsの統合により、ビジネスプロセスがインフォーマルなコラボレーションやコミュニケーションツールと結び付けられ、そのコラボレーションによって得た結果をExtended ECM Business Workspaceに保存することができます。その結果、ビジネスプロセスの状況に応じて、関連するコンテンツのすべてを見つけられるようになります。

Extended ECMを使用することで、[Business Workspace]ビューから直接Microsoft Teamsを開くことができるため、時間が節約でき、その都度新しいインターフェイスを開いて必要なコンテンツを検索する必要がなくなります。Extended ECMにより、Business Workspaceにパースペクティブビューまたはブラウザビューでアクセスできます。ファイルのみが表示され、その他の接続されたビジネスアプリケーション上のコンテンツやメタデータに直接アクセスできます。

このようなMicrosoft Teamsとの統合により、より構造化されたOffice 365コラボレーションツールの使用が可能になります。また、ビジネスプロセスや関連コンテンツの完全な可視性が得られ、Office 365とExtended ECM間でドキュメントや情報のフローを統合することができます。

Microsoft Teams Business Workspaceブラウザ統合

この更新プログラムは、Microsoft Teamsでのチームの自動作成や自動終了など、ビジネスプロセスでMicrosoft Teamsを使用する際のプロセスを自動化します。これにより、管理者やエンドユーザーのチーム作成や管理の負担が軽減されます。メタデータの監視により、チームのライフサイクルを容易に設定できます。例えば、一定時間チームへのアクセスがなかった場合、マーケティングやカスタマーサービスのユースケースで使用される「Final」や「Completed」などのメタデータ、あるいはその両方を設定できます。

Extended ECMがMicrosoft Teamsによるコラボレーションのライフサイクルを加速

Extended ECMの導入により、以下のように、チームの業務の最初から最後まで、ライフサイクル全体を管理できます。

  1. チームのビジネスワークスペースを作成する
  2. チームのメンバーシップを管理する
  3. Office 365でコラボレーションする
  4. コンテンツをワークスペースにキャプチャーする
  5. プロジェクト完了時にチームを終了する

Business WorkspaceをOffice 365コンテンツへ統合

上記に加えて、今回のアップデートで、Office 365からBusiness Workspaceにアイテムを追加できるようになりました。ユーザーは、Microsoft Office 365またはMicrosoftOneDrive®からファイルを追加することができます。このようにして、ユースケースに応じて、Office 365を所有していないユーザーとファイルを共有したり、分類基準に「準拠した」リポジトリにファイルを移動したり、その他の接続されたビジネスアプリケーションでファイルを使用できるようにすることが可能です。

Office 365ファイルの統合

Office 365向けのSharePointモダンWebパーツ

Extended ECM for Microsoft Office 365の16.2.4リリースでは、Content ServerとExtended ECM用のSharePointアドインを改良しました。これらのアドインには、SharePointおよびSharePoint OnlineからOpenText Content ServerおよびOpenText Extended ECMにアクセス可能なWebパーツも含まれています。

新しくなったWebパーツは、MicrosoftがOffice 365およびSharePoint 2016で最近導入したSharePointモダンエクスペリエンスをサポートしています。また、新しいUI要素を使用して構築されており、ビジネスユーザーはニーズに合わせてWebパーツをカスタマイズできます。その結果、視覚的な要素によって統合がよりスムーズに行えることから、ユーザーによる導入率が高まり、管理者の管理負担が軽減されます。さらには、Webパーツのグローバル設定と今後のアップデートは、Content Serverの管理者によって一元管理されています。

Content ServerおよびExtended ECM用のSharePointアドインは、Microsoftの最新のSharePoint Framework(SPFx)テクノロジーに基づいて構築されており、密接で将来性のある統合を保証します。

この機能は、Application Governance & Archiving for SharePointとExtended ECM for SharePointに含まれています。

Microsoft Outlookアドイン――ワークスペースのサジェスト機能

Content Server 16に導入されたOutlookアドインにより、Outlook画面から離れることなく、ワークスペースの検索や電子メールの整理を素早く実行することができます。これにより、極めて容易にコンテンツをビジネスプロセスに取り込むことができます。

また、Outlookアドインは、既存の電子メールに関連するワークスペースの検索をサジェスト機能によりサポートし、より迅速な電子メールの整理およびワークスペースへのアクセスを可能にします。既存の電子メールに基づいて、同じ送信者または受信者ごとにワークスペースを構築します。管理者は、Eメールの件名およびその他のEメールの付随データから抽出されたメタデータに基づいて、ワークスペースに関するサジェスト機能の選定基準を設定することもできます。

Outlook Add-in for Business Workspaceは、Content Suite PlatformのConnected Workspaceに含まれています。

Microsoft Outlookアドイン

その他のリソース

Extended ECM for Microsoft Office 365の詳細については、以下のリソースをご参照ください。

OpenText Release 16 EP5の詳細については、OpenTextウェブサイトをご覧ください。

(当ブログは2018年11月20日に米国で発表されたJonathan Beardsleyの記事「What’s new in Release 16 EP5 for OpenText Extended ECM for Microsoft Office 365」の抄訳です。)

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