多くの人に愛されるポッキー、ビスコなどの菓子類の製造・販売を手がける江崎グリコ。働き方の多様化に取り組む中でコロナ禍に直面した同社は、請求書の電子化を目指してOpenText Archiving and Document Access for SAP Solutionsを導入。導入から8カ月で請求書処理の電子化率100%を達成しました。さらに年間72,000枚以上のペーパーレス化とフルリモートワークによる請求書処理において16,000時間の工数削減を見込んでいます。
コロナ禍で全国がテレワークに移行、紙の請求書の電子化が必須に
江崎グリコは2022年に創立100周年を迎えた食品メーカーで、現在は国内グループ全10社、海外グループ18社でGlicoグループを形成しています。
同社は働き方改革の一環としてテレワーク環境の整備を進めていましたが、各部門で実施していた請求書処理の多くは紙ベースだったため、出社・押印・段ボール保管が必須で、テレワークでの対応が困難でした。導入プロジェクトのプロセスオーナー(ファイナンス部 経理グループ長)の中山満裕氏は次のように語ります。
「国内のGlicoグループでは、原材料などの直接材と機材、消耗品、広告などの間接材の購買において、月間6,000枚以上の請求書を処理しています。そのうちメール等で受け取る電子請求書は20%に満たず、80%以上が郵便やFAXで受け取る紙の請求書でした。紙の請求書は、各部門の担当者が支払伝票をSAP ERPで起票し、承認者が伝票番号と請求書を確認して押印後、伝票番号と紐付けて段ボールで保管するため、伝票処理者と承認者は出社が必須でした」
こうした状況で直面したのが、新型コロナウイルス感染症のまん延です。
「緊急事態宣言が発出されて多くの企業がテレワークに移行するさなか、伝票処理者・承認者は出社せざるを得ませんでした。そこで働き方の多様化と業務効率化に向け、請求書電子化プロジェクト(ファイナンス部6名、江栄情報システム2名からなるプロジェクトチーム)を立ち上げました」(中山氏)
理想と現状とのギャップを把握し各部門を巻き込みプロジェクトを遂行
プロジェクトチームは2020年8月からTo-Be像を検討し、リモート対応、業務効率化、内部統制強化、電子帳簿保存法への対応の4点を定義。それを実現する請求書電子化ソリューションとしてOpenText Archiving and Document Access for SAP Solutionsを採用しました。